【実例あり】AIを使って“事務仕事”を時短する方法まとめ

〜そのまま使えるプロンプト付き。業務効率化の裏ワザ公開〜

メール、議事録、マニュアル作り、表の整理…。
毎日やってる業務の中に、「もう少し効率よくできないかな？」と感じることってありませんか？

実はAI（特にChatGPTなどの生成AI）を使えば、
こうした“考える・構成する・整える”系の仕事が一気に時短できます。

私自身も、事務作業をAIに振るようになってから、
「ゼロから考える時間が大幅削減」「指摘される回数も減った」と実感中！

この記事では、実際の活用例とコピペですぐ使える、シーン別のプロンプト集を紹介します。
コピペだけで試せる内容にしているので、ぜひ業務に役立ててください！

録音メモや手書きメモをもとに、「誰にでも読める形」へ整えるのが一番時間かかる…。
でも、AIに「目的別」で構成を依頼すれば一気に効率化！

💡Before：メモの羅列 → After：報告形式のフォーマットで整う
💬「目的・決定事項・ToDo・次回予定」の4つで分けてもらうと◎

細かい説明が多くて面倒な引き継ぎ資料。
でも「箇条書き＋補足メモ」だけで、“わかりやすい構成”の下書きを作ってくれます。

💡とくに「注意点」や「先回りアドバイス」を追加で指示するのがコツ。

「毎回同じようなメール、でもコピペだと場合によって少し手直しが必要」
そんな時に便利なのが、“条件付きテンプレ”の生成！

💡「Aの場合はこの文、Bの場合はこう言い換えて」まで対応してくれる！

💬 シチュエーション別・即使える高度プロンプト集

🔹シチュエーション： 会議中に取った箇条書きメモを、議事録としてまとめたい。

以下の会議メモを「目的」「決定事項」「未解決事項」「次回アクション」の4カテゴリに整理してください。読み手は部長クラスを想定し、ビジネスメールに添付できるような読みやすい構成にしてください。

🔹シチュエーション： 手順リストはあるけど、誰かに説明するための資料となるとまとめられない。

以下の業務内容をもとに、新入社員向けマニュアルを作成してください。
・タイトル
・業務の目的
・準備物
・作業手順（番号付き）
・注意点（よくあるミスや確認項目）
を含めてください。読み手は初めてこの業務を行う人です。

🔹シチュエーション： 先方へ催促っぽくなく、丁寧にリマインドしたい。

以下の内容をもとに、相手に失礼のない進捗確認メールを作成してください。
・相手との関係：取引先
・目的：納品日の確認
・送信タイミング：納品予定日の2日前
・トーン：柔らかく、催促しすぎない文面

🔹シチュエーション： メールで基本的に同じ内容だが、案件によって少しずつ文面が変わる。

以下の条件に応じて、挨拶文・依頼内容・締めの言葉を組み合わせたメールテンプレートを作成してください。
・曜日：平日／土日
・相手：上司／同僚／社外
・目的：確認依頼／報告／謝罪
各パターンに適した文面をセットで出力してください。

→ 「この情報をどんな形にすれば伝わる？」をAIに丸投げするのが最も時短効果あり。
　例：「フローチャートで整理して」「箇条書きで利点と欠点を比較して」など。

→ ただ「要約して」ではなく、「◯個の箇条書きにして」「500字以内で」など形式指定すると◎

→ 完成形を求めると疲れる。
　「人間が最終チェックして整える前提」で活用する方が実用的！

→ ChatGPTなど外部AIに「社内情報」「個人情報」を入れないのは大前提。
　法人利用なら、社内ルールやサービス契約形態もチェック。

AIを事務仕事に使うのは「ズルい」と言われるくらい、
効率が爆上がりする可能性を秘めています。

でもポイントは、“AIに何をやらせるか”を人間が明確にすること。
その第一歩として、今回のプロンプトをぜひ試してみてください！